การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective Time Management)
เวลาเป็นทรัพยากรที่มีจำกัดและมีคุณค่ามากที่สุด ในแต่ละวันเรามีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากัน แล้วเราจะบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพได้อย่างไร การใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพไม่ได้หมายความว่าทำงานได้จำนวนชิ้นงานมากหรือกิจกรรมจำนวนมาก แต่ หมายถึง การได้ทำสิ่งที่สำคัญอย่างสม่ำเสมอต่อเนื่อง เนื่องจากงานแต่ละงานมีความสำคัญไม่เท่ากัน หากเราคิดว่าทุกงานสำคัญเท่ากันหรือไม่ได้โฟกัสกับงานที่สำคัญ อาจทำให้เรายุ่งตลอดเวลาและได้ผลลัพธ์ไม่คุ้มกับเวลาได้ค่ะ

เทคนิคในการบริหารเวลา

1.จำแนกงานด้วย Eisenhower Matrix (ไอเซนฮาวร์ แมทริกส์)

หลักการนี้มาจากประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกาคนที่ 34 Dwight D. Eisenhower ซึ่งท่านใช้ในการจัดการกับภารกิจของท่าน Eisenhower Matrix จะจำแนกงานตามความสำคัญของงาน (แกนตั้ง) และความเร่งด่วนของงาน (แกนนอน) เราอาจคิดว่างานทุกงานสำคัญและต้องทำทั้งหมด เรามาดูกันนะคะว่าแท้จริงแล้วงานที่สำคัญคืออะไร 
  งานที่สำคัญ คือ งานที่มีทำแล้วมีผลต่อความสำเร็จหรือเป้าหมายที่ตั้งไว้ เป็นงานที่กระทบต่อระยะยาวหรือมีผลต่อภาพรวม
  งานที่เร่งด่วน คือ งานที่ต้องการให้ทำขณะนั้น บางครั้งก็เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นแบบไม่คาดคิด
 
ดังนั้นใน Eisenhower Matrix จะมี 4 ช่อง ดังนี้
  1 งานที่สำคัญ และเร่งด่วน ให้เรารีบทำงานนี้ก่อน และทำให้งานออกมาดี ได้แก่ สรุปแผนการตลาดที่จะประชุมพรุ่งนี้ เตรียมสไลด์ประชุมพรุ่งนี้
  2 งานที่สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน เป็นงานสำคัญที่ใช้เวลาทำและยังไม่มีกำหนดส่งที่ชัดเจน/ยังไม่ใกล้กำหนดส่ง ให้วางแผนจัดสรรเวลาที่จะทำ เช่น งานวางกลยุทธ์ระยะยาว ออกกำลังกาย พาครอบครัวไปทานข้าวนอกบ้าน หากเราบริหารเวลาให้กับงานช่องนี้ไม่ดี จะกลายเป็นงานที่สำคัญและเร่งด่วนทันที (ช่อง 1)
  3 งานที่ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน เป็นงานควรให้เวลารองจากงาน 2 ข้อแรก อาจมอบหมายให้คนอื่นทำ หรือลดให้น้อยลง เช่น ตอบอีเมลล์ จองตั๋วเครื่องบิน จ่ายค่าบัตรเครดิต ซักรีดเสื้อผ้า
  4 งานที่ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน ควรลดการทำ หรือทำเมื่อมีเวลาว่าง เช่น เล่นอินเตอร์เน็ต ดูทีวี

2. ทำ To Do List

เริ่มต้นวันด้วย To Do List (หรือทำล่วงหน้าตอนกลางคืน) คือ เขียนรายการงานที่จะทำในวันนั้น พร้อมจัดลำดับงาน โดยจัดสรรเวลาให้กับงานที่สำคัญในช่วงแรกของวัน เพราะช่วงแรกของวันสมองมีพลังมากหลังจากได้พักมาตอนกลางคืน และพร้อมจดจ่อได้นานๆ ค่ะ

3. กำหนดเวลาในการเช็คอีเมลล์

กำหนดเวลาเช็คอีเมลล์ เช่น ทุก 2-3 ชั่วโมง และจัดสรรเวลาในการตอบอีเมลล์ให้อยู่ช่วงบ่าย ยกเว้นอีเมลล์ที่สำคัญและเร่งด่วนมากจริงๆ 

4. พิจารณางานแทรก

หากมีงานเร่งด่วนแรกเข้ามา ให้พิจารณาดูว่าเร่งด่วนจริงไหม สามารถมอบหมายให้ใครได้ หรือรอเวลาได้สักเท่าไร เพื่อจัดสรรเวลาให้ภายในเวลาที่กำหนด

5. จัดสรรเวลาให้กับการพักบ้าง

หลังจากเราตั้งหน้าตั้งตาทำงานอย่างเต็มที่ เมื่องานสำคัญเสร็จหรือทุก 50 นาที พักสายตาและพักสมอง 10 นาที จะช่วยให้สมองได้พักและฟื้นตัว พร้อมที่จะจดจ่อกับการทำงานรอบถัดไป

6. จัดสรรเวลาสำหรับพักผ่อนและออกกำลังกาย

ร่างกายและสมองของเราก็ต้องการการพักผ่อนการดูแลค่ะ หากเราตั้งหน้าตั้งตาทำงานโดยไม่ดูแลร่างกายและสมองเลย จะทำให้เขาไม่สามารถทำงานได้อย่างเต็มที่ค่ะ การพักผ่อนจะช่วยให้เขาได้ฟื้นตัว ส่วนการออกกำลังกายเป็นการช่วยให้เลือดสูบฉีดไปยังร่างกายและสมองได้มากขึ้นค่ะ และเป็นสิ่งสำคัญแต่ไม่เร่งด่วนที่เราควรทำ ก่อนที่จะกลายเป็นการรักษาโรคซึ่งสำคัญและเร่งด่วนแทน

7. ประเมินและปรับปรุงให้ดีขึ้น

หมั่นจดตารางกิจกรรมและเวลาที่ใช้ เพื่อประเมินและปรับปรุงให้ดีขึ้นค่ะ จะได้มีเวลาสำหรับงานที่สำคัญเพิ่มขึ้น และลดเวลาให้กับสิ่งที่ไม่สำคัญ
 

ที่มา :workwithpassiontraining