7 ขั้นตอนการจัดหา

การจัดหา (Sourcing) คืออะไร?

Sourcing หรือการจัดหา คือ การคัดเลือกซัพพลายเออร์เพื่อซื้อสินค้าและบริการได้อย่างมีคุณภาพ ราคาสมเหตุสมผล สามารถจัดส่งสินค้าและบริการได้ตรงตามเวลาที่กำหนดไว้ หากบริษัทซื้อสินค้าและบริการจากซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพไม่เหมาะสมผลที่ตามต่อมาก็คือ ความเสี่ยงในการจัดส่งสินค้าที่ด้อยคุณภาพ ล่าช้า ส่งผลให้ลูกค้าไม่พอใจและขาดความเชื่อมั่น

การจัดหา (Sourcing) มีความสัมพันธ์อย่างไรกับการจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement?)

การจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement) คือ การดำเนินการเพื่อให้ได้มาซึ่งสินค้าและบริการ โดยการซื้อ จ้าง เช่า แลกเปลี่ยน ในขณะที่การจัดหา (Sourcing) คือ การคัดเลือกซัพพลายเออร์เพื่อซื้อสินค้าและบริการได้อย่างมีคุณภาพ เพราะฉะนั้นการจัดหานับเป็นกิจกรรมหนึ่งที่ส่งเสริมการจัดซื้อจัดจ้างให้บรรลุตามวัตถุประสงค์

7 ขั้นตอนการจัดหา (Sourcing) ตามหลักสากล

1. กำหนดหลักเกณฑ์ในการประเมินซัพพลายเออร์:

คุณควรกำหนดในการประเมินซัพพลายเออร์ให้ชัดเจนว่า คุณจะประเมินพวกเขาในด้านไหนบ้าง เช่น เรื่องคุณภาพ เรื่องต้นทุน เรื่องศักยภาพหลายๆด้าน เช่น การผลิต การส่งมอบ และสุขภาพทางการเงิน เป็นต้น เรื่องการซัพพอร์ตหลังจากซื้อของแล้ว แน่นอนว่า หากสินค้ายิ่งสำคัญกับบริษัทมากขนาดไหน (เช่น มูลค่าสูง บริษัทมีความเสี่ยงสูงหากขาดของประเภทนี้) หลักเกณฑ์ในการคัดเลือกซัพพลายเออร์จะต้องยิ่งเข้มข้นมากขึ้นเท่านั้น

2. สรรหาและสกรีนซัพพลายเออร์:

เมื่อได้หลักเกณฑ์ในการประเมินซัพพลายเออร์แล้ว ขั้นตอนต่อมาคือการสรรหาซัพพลายเออร์ คุณควรหาอย่างต่ำ 3 ซัพพลายเออร์เพื่อนำมาเปรียบเทียบกัน ยิ่งคุณหาได้เยอะ คุณก็จะมีตัวเลือกที่เป็นไปได้เยอะขึ้น จากนั้นคุณก็นำรายการซัพพลายเออร์ที่หาได้มาสกรีนก่อนเบื้องต้นว่ามีซัพพลายเออร์เจ้าไหนบ้างที่เข้าข่ายตามหลักเกณฑ์ที่กำหนดไว้ ซัพพลายเออร์ที่ผ่านการสกรีนควรจะผ่านในทุกหลักเกณฑ์ที่ตั้งไว้

3. หาข้อมูลเพิ่มเติมเพื่อประเมินซัพพลายเออร์:

ตอนนี้เราจะได้ซัพพลายเออร์ที่เรามีความสนใจอยู่ในมือแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือการหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับซัพพลายเออร์กลุ่มนี้ เช่น คุณสามารถดูหลักฐานการเงินย้อนหลังของซัพพลายเออร์ได้ว่ามีผลประกอบการเป็นอย่างไร มีความมั่นคงทางการเงินมากน้อยเพียงไหน เป็นต้น จากนั้นก็เริ่มขั้นตอนของการประเมินซัพพลายเออร์ การสั่งซื้อสินค้าและบริการแต่ละครั้งคุณจะต้องกำหนดค่าน้ำหนัก (Weighted) ให้กับเกณฑ์การประเมินที่เกี่ยวข้องและประเมิน (Rate) ศักยภาพตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ ผลลัพธ์ที่ได้จากขั้นตอนนี้คือ การได้ shortlisted ซัพพลายเออร์

4. grades-concept-illustration-min

ทำการวิเคราะห์ SWOT ของ shortlisted ซัพพลายเออร์:

ในขั้นตอนนี้ หลายคนอาจคิดว่าไม่สำคัญและมองข้ามไป แต่ในความเป็นจริงแล้ว ในระดับสากลจะมีการทำ SWOT analysis ของ shortlisted ซัพพลายเออร์เพื่อวิเคราะห์สถานการณ์ของซัพพลายเออร์และกระบวนการทำงาน ผ่านการวิเคราะห์ปัจจัย 4 ด้าน ได้แก่ Strength (จุดแข็ง), Weakness (จุดอ่อน), Opportunities (โอกาส) และ Threats (ความเสี่ยง)ซึ่งการวิเคราะห์ SWOT ของซัพพลายเออร์นี้จะทำให้คุณรู้ว่า บริษัทของคุณมีความสำคัญกับบริษัทของเขามาน้อยขนาดไหน

5. บันทึกผลการประเมิน:

จากนั้น คุณควรจะบันทึกผลประเมินซัพพลายเออร์ไว้ในระบบของคุณเพื่อที่จะเอาไว้อ้างอิงในการประเมินซัพพลายเออร์ในรอบถัดไปได้ว่าคุณควรจะหาซัพพลายเออร์รายใหม่ หรือ พัฒนากับรายเดิม หากใช้รายเดิม ซัพพลายเออร์ควรได้คะแนนการประเมินผลที่ดีขึ้นกว่าเดิม

6. แจ้งผลการประเมินกับซัพพลายเออร์:

เมื่อผลประเมินออกมาเป็นมติเอกฉันท์แล้วว่า คุณเลือกซัพพลายเออร์รายไหน ขั้นตอนต่อไปคือการแจ้งผลประเมินกับซัพพลายเออร์ทั้งรายที่ผ่านและรายที่ไม่ผ่านว่าเพราะเหตุผลอะไร ในส่วนของรายที่ผ่าน คุณจะต้องมีการเจรจาต่อรองถึงเรื่องราคา คุณภาพสินค้า การจัดส่ง และปัจจัยต่างๆอีกมากมาย เพื่อที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ตามประเภทของสินค้านั้นๆ

7. พัฒนาซัพพลายเออร์:

ขั้นตอนสุดท้ายคือการพัฒนาซัพพลายเออร์เพื่อให้ซัพพลายเออร์สามารถผลิตสินค้าที่มีคุณภาพได้ตรงตามที่ต้องการ การพัฒนาซัพพลายเออร์อาจเริ่มจากการพัฒนาศักยภาพซัพพลายเออร์ เช่น การพัฒนาสินค้าไปด้วยกัน การให้ผู้เชี่ยวชาญเป็นที่ปรึกษา เป็นต้น นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างแรงจูงใจให้กับซัพพลายเออร์ได้อีกด้วย เช่น การเป็นบริษัทคู่ค้าที่จ่ายเงินตรงต่อเวลา มีคุณธรรม มีความเป็นมืออาชีพ เป็นต้น

By : Nook

ที่มา : https://supplychainguru.co.th