PR และ PO คืออะไร แตกต่างกันอย่างไร

PR และ PO คืออะไร แตกต่างกันอย่างไร

     ใบ PR และ PO เป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการในการจัดซื้อในองค์กร ในบทความนี้เราจะพามารู้จักกับ PR และ PO คืออะไร และแตกต่างกันอย่างไร

ทำความรู้จักกับ PR และ PO

     PR และ PO เป็นสองเอกสารที่สำคัญที่มีบทบาทสำคัญในกระบวนการจัดซื้อ โดย PR เป็นขั้นตอนแรกที่ช่วยในการวางแผนและควบคุมการจัดซื้อ ในขณะที่ PO เป็นเอกสารที่ใช้ในการยืนยันและควบคุมการซื้อสินค้าหรือบริการตามที่ระบุใน PR นอกจากนี้ PO ยังมีบทบาทในการบันทึกข้อมูลและการติดตามการจัดซื้อในภายหลัง

ใบขอซื้อ: Purchase Requisition (PR)

ข้อมูลสำคัญที่ใบขอซื้อ (PR) ควรมี

• แผนกที่ทำการขอซื้อ
• วันที่ที่ทำการขอซื้อ
• เหตุผลในการขอซื้อ
• รายละเอียดสินค้า/บริการ
• จำนวนของสินค้า
• ราคาของสินค้า (ถ้ามี)
• ผู้ขอซื้อสินค้า/ผู้จัดทำ
• ผู้อนุมัติ

ตัวอย่างใบขอซื้อ (PR)

ใบสั่งซื้อ: Purchase Order (PO)

     PO ย่อมาจาก Purchase Order หมายถึง ใบสั่งซื้อ เป็นเอกสารที่ออกโดยฝ่ายจัดซื้อของบริษัทใช้เป็นคำสั่งซื้อของบริษัท ซึ่งใบสั่งซื้อ (PO) จะถูกจัดทำขึ้นภายหลังของใบขอซื้อ (PR) และจากนั้นจะส่งให้แก่ Supplier หรือผู้ขายสินค้า เพื่อสั่งสินค้าตามที่บริษัทต้องการ โดยผู้ขายต้องยอมรับและยืนยัน PO เพื่อทำการปฏิบัติตามคำสั่งซื้อ

     หมายเหตุ ในบางบริษัทอาจมีข้อกำหนดในการจัดซื้อว่าผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อมีอำนาจในการซื้อหรือลงนามซื้อได้ไม่เกินกี่บาท หากสินค้าหรือบริการดังกล่าวมากกว่าที่กำหนดจะต้องให้กรรมการบริษัทเป็นผู้อนุมัติในการจัดซื้อ

ข้อมูลสำคัญที่ใบสั่งซื้อ (PO) ควรมี

• ชื่อ ที่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัทผู้สั่งซื้อ
• ชื่อ ที่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัทผู้ขายสินค้า/บริการ
• วันที่ทำการสั่งซื้อ
• รายละเอียดของสินค้า/บริการ
• จำนวนของสินค้า
• ราคาของสินค้า
• จำนวนเงินรวมของสินค้าที่ต้องการทั้งหมด
• ผู้จัดทำ
• ผู้อนุมัติ

ตัวอย่างใบสั่งซื้อ (PO)

ความแตกต่างระหว่าง PR และ PO

ใบขอซื้อ Purchase Requisition (PR):

• PR เป็นเอกสารที่สร้างขึ้นโดยแผนกหรือบุคคลใดบุคคลหนึ่งภายในองค์กร เพื่อแสดงความต้องการซื้อสินค้าหรือวัสดุในการดำเนินงานของแผนกนั้น ๆ
• PR สร้างขึ้นเมื่อมีความต้องการหรือความจำเป็นในการจัดหาสินค้าหรือวัสดุ เช่น แผนก IT ต้องการซื้อคอมพิวเตอร์ใหม่ เพื่ออัปเกรดระบบเครือข่าย
• PR จะต้องผ่านกระบวนการอนุมัติจากหัวหน้าแผนกที่เกี่ยวข้องก่อนที่จะถูกดำเนินการซื้อ
• PR เมื่อได้รับการอนุมัติ จะถูกส่งไปยังแผนก/ฝ่ายจัดซื้อ

ใบสั่งซื้อ Purchase Order (PO):

• PO เป็นเอกสารที่ออกโดยฝ่ายจัดซื้อ(ขององค์กร) โดยมีวัตถุประสงค์ในการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากผู้ขาย
• PO จะถูกสร้างขึ้นหลังจากที่ PR ได้รับการอนุมัติและตรวจสอบแล้ว โดยระบุรายละเอียดของสินค้าหรือวัสดุที่ต้องการซื้อ เช่น ประเภทสินค้า จำนวน ราคา และข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อสั่งซื้อสินค้าและบริการ
• PO อนุมัติโดยผู้จัดการแผนก/ฝ่ายจัดซื้อ หรือกรณีที่การสั่งซื้อมีมูลค่าสูง จะต้องอนุมัติโดยบุคคลที่มีตำแหน่งสูงกว่าหรือกรรมการบริษัท
• PO จะถูกส่งให้กับผู้ขายเพื่อให้เขาทราบถึงความต้องการขององค์กร และผู้ขายจะนำ PO ไปใช้ในกระบวนการจัดเตรียมสินค้าและจัดส่งให้กับองค์กร

สรุปความแตกต่างของ PR และ PO

     จะเห็นได้ว่าใบ PR และ PO มีข้อแตกต่างกันเป็นอย่างมาก ทั้งในเรื่องของรูปแบบเอกสาร และวัตถุประสงค์ในการออกเอกสาร กล่าวคือ PR เป็นเอกสารที่ผู้ต้องการซื้อสร้างขึ้นและส่งให้แผนกหรือฝ่ายการจัดซื้อ เพื่อขออนุมัติและดำเนินการสร้าง PO เพื่อซื้อสินค้าหรือบริการ ในขณะที่ PO เป็นเอกสารที่ผู้แผนกหรือฝ่ายการจัดซื้อ สร้างขึ้นและส่งให้ผู้ขาย เพื่อสั่งซื้อสินค้าหรือบริการที่ระบุไว้ในเอกสาร

B Y : NOON (CC)

ที่มาของข้อมูล : humansoft