แชร์

ใบสั่งซื้อ หรือ PO (Purchase Order) มีหน้าที่อย่างไร

นักศึกษาฝึกงาน(คลัง)

อัพเดทล่าสุด: 31 ม.ค. 2025

1432 ผู้เข้าชม

บทความนี้จะมาแนะนำเอกสารที่หลายคนคุ้นเคยแต่อาจจะยังไม่เข้าใจว่าจะนำไปใช้ประโยชน์อย่างไรได้บ้าง ทางเดินเอกสารใบสั่งซื้อในวงจรจัดซื้อนี้ควรมีการส่งต่อยังไง เพื่อให้เกิดการควบคุมที่ดีที่สุดไปพร้อมกัน

ใบสั่งซื้อ (PO - Purchase Order) คืออะไร

ใบสั่งซื้อนี้ จะเป็นส่วนต่อขยายจากใบขอซื้อ (Purchase requisition) เพราะใบขอซื้อเป็นเอกสารภายในบริษัทสำหรับการแจ้งให้หัวหน้ารู้ว่าอยากได้คอมพิวเตอร์เพิ่ม อยากได้อุปกรณ์ปริ้นเตอร์เพิ่ม หัวหน้าจะโอเคหรือไม่ ดังนั้นจึงต้องได้รับอนุมัติจากหัวหน้าว่าการขอซื้อนี้สมควรไหม แล้วค่อยส่งให้ฝ่ายจัดซื้อต่อไป

ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) แสดงข้อตกลง ในการซื้อสินค้า หรือบริการ ที่ระบุรายละเอียด จำนวนและราคา หลักๆ คือแผนกจัดซื้อสั่งซื้อสินค้ากับบุคคลภายนอก

โดยใบสั่งซื้อควรมีการเปรียบเทียบจากผู้ขายอย่างน้อย 3 รายเพื่อให้ได้ที่สินค้าหรือยบริการที่มีคุณภาพและราคาที่ใช่ที่สุด บวกกับต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจตามช่วงราคาของแผนกจัดซื้อก่อน แล้วค่อยส่งให้กับผู้ขาย (Supplier) เพื่อสั่งซื้อสินค้า

ข้อมูลสำคัญที่ควรระบุไว้ใน ใบสั่งซื้อ ประกอบด้วย

-ชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษีของบริษัทผู้สั่งซื้อ
-ชื่อ ที่อยู่ เลขผู้เสียภาษีของบริษัทจำหน่าย
-รายละเอียดใบสั่งซื้อ : เลขที่ วันที่ วันครบกำหนด ผู้สั่งซื้อ
-รายละเอียดสินค้าหรือบริการที่ต้องการสั่งซื้อ
-จำนวนสินค้าหรือบริการที่ต้องการ
-ส่วนลดที่ต้องการขอจากผู้ขาย ตามที่ตกลง
-ภาษีมูลค่าเพิ่มที่เกี่ยวข้อง
-ผู้จัดทำ และผู้อนุมัติ

ใบขอซื้อ กับใบสั่งซื้อ ต่างกันอย่างไร

ใบขอซื้อ หรือ ใบ PR นั้นมีที่มาจากคำว่า Purchase requisition เอกสารใบนี้จะเป็นการใช้ภายในบริษัทเพื่อให้มีระบบการควบคุมภายในที่ดี

แผนกต่างๆเวลาจะทำเรื่องขอสั่งซื้ออุปกรณ์ สิ่งของต่างๆ ต้องกรอกเอกสารนี้เพื่อระบุชนิด ราคา วัตถุประสงค์ในการใช้งาน และอนุมัติจากผู้มีอำนาจในองค์กรเซ็นรับรองก่อนการจัดซื้อ เป็นการ cross check อีกทีว่าสิ่งนั้นมีประโยชน์กับบริษัทจริงไหม จำเป็นที่จะต้องซื้อจริงๆ หรือเปล่า

ถ้าบริษัทใดที่เริ่มใหญ่ขึ้นมาก็จะมีแผนกจัดซื้อที่จะซื้อจาก Supplier ที่ผ่านการคัดเลือกแล้วเท่านั้น สิ่งนี้เข้ามาช่วยป้องกันการเกิดเหตุการณ์ที่พนักงานภายในจะฮั้ว กับผู้ขายภายนอกให้บริษัทซื้อในราคาแพงๆ แล้วเอาส่วนต่างมาแบ่งผลประโยชน์กัน หรือ ป้องกันการซื้อของจากผู้ขายที่ไม่มีตัวตน แบบบริษัทจากเงินออกไปเปล่าๆ

ส่วนเอกสารใบสั่งซื้อ ที่เรามาลงลึกในบทความนี้ เป็นเอกสารที่จะส่งออกไปยังผู้ขายภายนอก ปกติแล้วจะจัดทำและอนุมัติจากแผนกจัดซื้อ เพื่อแจ้งการซื้ออุปกรณ์ สิ่งของ หรือสินค้าของบริษัท

ขั้นตอนการทำงานวงจรการซื้อที่ดีเป็นอย่างไร

ขั้นตอนที่ 1 กระบวนการขอซื้อและสั่งซื้อ

วงจรสั่งซื้อสินค้าเริ่มความต้องการซื้อสินค้าจากหน่วยงานต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น แผนกคลังสินค้าที่สำรวจจุดที่ต้องสั่งซื้อสินค้ามาเติมคลัง หรือ แผนกผลิตที่ดูความเพียงพอของวัตถุดิบที่จะนำมาเข้าสู่กระบวนการ ที่เมื่อใดถึงจุดที่ต้องเติมของก็จะเป็นจุดที่ต้องสั่งซื้อนั่นเอง

เมื่อสำรวจแล้วหน่วยงานนั้นๆ จะจัดทำใบขอซื้อให้ผู้มีอำนาจเซ็นอนุมัติก่อน จากนั้นส่งใบขอซื้อให้แผนกอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ แผนกจัดซื้อ แผนกบัญชี แผนกรับสินค้า และเก็บไว้ที่แผนกผู้ขอซื้อเองเพื่อเป็นหลักฐาน

เวลาที่แผนกจัดซื้อได้รับใบขอซื้อ ก็จะเริ่มค้นหาผู้ขาย (Suppliers) เพื่อนำมาเปรียบเทียบราคาและคุณภาพให้เป็นตามที่ต้องการ

จากนั้นเมื่อเลือกผู้ขายได้แล้ว แผนกจัดซื้อจะตรวจสอบความถูกต้องของใบขอซื้อที่มีการลงนามอนุมัติแล้ว ก็ถึงเวลาที่ต้องจัดทำ ใบสั่งซื้อ (PO) ส่งไปยังผู้ขายนั่นเอง

ขั้นตอนที่ 2 กระบวนการรับของ

พอผู้ขาย (Suppliers) ส่งสินค้าตาม ใบสั่งซื้อ (PO) มายังกิจการ ผู้รับสินค้าภายในบริษัทก็จะต้องตรวจสอบรายละเอียด ทั้งปริมาณและชนิดสินค้าที่ได้รับว่าตรงกับในใบรับสินค้า/ใบกำกับภาษี หรือใบส่งของที่ได้รับจากผู้ขายหรือไม่

-ถ้าพบว่า ไม่ถูกต้อง กิจการจะไม่รับสินค้าและตีกลับสินค้าไปยังผู้ขาย
-แต่หาก ถูกต้อง ทางกิจการจะทำการลงนามรับสินค้า และนำสินค้าที่ได้รับเก็บเข้าคลังสินค้าทันที และส่งใบรับของพร้อมใบกำกับภาษีให้กับแผนกบัญชี สำเนาใบรับของให้แผนกจัดซื้อ และเก็บไว้ที่แผนกรับสินค้าเองเป็นหลักฐาน

ขั้นตอนที่ 3 กระบวนการบันทึกบัญชี

เมื่อแผนกบัญชีได้รับเอกสารจากแผนกที่เกี่ยวข้องก็จะตรวจสอบรายละเอียดในใบรับของ ใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี/ใบส่งของ นำมาเปรียบเทียบกับใบขอซื้อ ใบสั่งซื้อ (PO) ว่าถูกต้องตรงกันหรือไม่ เพื่อนำมาจัดทำสมุดรายวันซื้อนั่นเอง

ขั้นตอนที่ 4 กระบวนการชำระเงิน

เมื่อถึงกำหนดชำระเงินค่าสินค้า ผู้ขาย (Suppliers) จะส่งใบวางบิลมายังแผนกบัญชี เพื่อตรวจสอบรายละเอียดของเอกสารและลงนามอนุมัติใบสำคัญจ่าย และส่งชุดเอกสารให้แผนกการเงินเพื่อทำการจ่ายเงินต่อไป

แผนกการเงินเวลาได้รับเอกสารแล้วก็จะจัดทำเช็คสั่งจ่ายให้กับเจ้าหนี้ และส่งต่อให้ผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติสั่งจ่ายเช็ค

เมื่อผู้ขายรับเช็คที่แผนการเงินก็จะลงนามผู้รับเช็คในทะเบียนและนำใบเสร็จรับเงินให้เจ้าหน้าที่เพื่อเป็นหลักฐานการชำระเงิน เจ้าหน้าที่แผนกการเงินจะแสตมป์ว่า จ่ายแล้ว ลงบนเอกสารเพื่อให้ทราบว่ามีการจ่ายชำระเงินแล้ว ป้องกันการจ่ายเงินซ้ำซ้อน และส่งเอกสารคืนให้แผนกบัญชีเพื่อบันทึกบัญชีต่อไป

BY : Jim

ที่มา : https://flowaccount.com/blog/purchase-order-purchasing-cycle/

Tags :

สาระน่ารู้

โลจิสติกส์