จัดซื้อ กับ จัดหา เหมือนหรือต่างกันอย่างไร ?

     การจัดหา (Procurement) มักจะถูกเข้าใจผิดว่าเป็นการจัดซื้อ (Purchasing) และทั้งสองคำนี้มักถูกนำมาใช้แทนกันบ่อยๆ แต่จริง ๆ แล้วทั้งสองฟังก์ชั่นนั้นค่อนข้างต่างกันชัดเจน ทั้งในเป้าหมาย ขอบเขตงานที่ครอบคลุม บุคคลที่เกี่ยวข้อง และที่ชัดเจนที่สุด คือ เป้าหมายของงาน

การจัดซื้อ (Purchasing)  

หมายถึง งานที่เกี่ยวข้องกับการซื้อสินค้าและบริการที่องค์กรต้องการ การจัดซื้อ เป็นเพียงส่วนหนึ่งของการจัดหา (Procurement) ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรมต่างๆ เช่น การสั่งซื้อ เร่งรัดสินค้า รับสินค้าเข้าคลัง และชำระเงินให้ซัพพลายเออร์

กระบวนการจัดซื้อ (Purchasing) ประกอบด้วย

• Obtaining a purchase requisition (การขอรับคำขอซื้อจากแผนกต่าง ๆ)

• Requesting proposals and evaluating quotations (การขอข้อเสนอและการประเมินราคาจากผู้ขาย)

• Dispatching official purchase orders (ส่งคำสั่งซื้ออย่างเป็นทางการ)

• Receiving products and services (การรับสินค้าและบริการเข้าคลัง)

• Checking the quality of delivered items (ตรวจสอบคุณภาพของสินค้า)

• Effecting payment to vendors (การชำระเงินผู้ขาย)

การจัดหา (Procurement)

     หมายถึง กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการ เป็นคำที่ครอบคลุมงานที่เกิดขึ้นก่อน ระหว่าง และหลังการซื้อสินค้าและบริการ กระบวนการจัดหาเป็นวิธีการจัดหาที่เริ่มต้นจากการระบุความต้องการและสิ้นสุดลงต่อเมื่อความต้องการเป็นจริงหรือไม่มีอยู่อีกต่อไป

กระบวนการจัดหา (Procurement) ประกอบด้วย 

• Surveying the market (สำรวจตลาด)

• Spotting potential suppliers (การหาซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพ)

• Creating an approved list of vendors (การสร้างรายชื่อผู้ขายที่ได้รับอนุมัติ)

• Spotting internal needs (การระบุความต้องการภายใน)

• Creating a purchase order (การสร้างคำสั่งซื้อ)

• Requesting proposals and evaluating quotations (การขอข้อเสนอและการประเมินราคา)

• Selecting the right supplier and negotiating effectively (เลือกซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมและเจรจาอย่างมีประสิทธิภาพ)

• Receiving goods and performing quality checks (การรับสินค้าและตรวจสอบคุณภาพ)

• Developing and managing contracts (การพัฒนาและการจัดการสัญญา)

• Obtaining invoice approvals and fulfilling payment terms (รับใบแจ้งหนี้และปฏิบัติตามเงื่อนไขการชำระเงิน)

• Establishing a good supplier relationship (สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับซัพพลายเออร์)

ความแตกต่างหลัก

จัดซื้อ มุ่งเน้นที่การซื้อสินค้าหรือบริการอย่างเป็นทางการและปฏิบัติตามขั้นตอน

จัดหา เป็นกระบวนการที่กว้างกว่าซึ่งรวมถึงการค้นหาแหล่งที่มาและการประเมินความเหมาะสม

   นอกเหนือจากรายการความแตกต่างที่กล่าวถึงข้างต้น การจัดหา (Procurement) และการจัดซื้อ (Purchasing) ยังมีความแตกต่างที่สำคัญอีกประการหนึ่ง คือ การจัดซื้อ (Purchasing) มุ่งเน้นไปที่เป้าหมายระยะสั้น 5 เป้าหมาย คือ

• คุณภาพที่เหมาะสม
• ปริมาณที่เหมาะสม
• ราคาที่เหมาะสม
• สถานที่ที่เหมาะสม
• เวลาที่เหมาะสม 
  

   ในขณะที่การจัดหา (Procurement) มุ่งเน้นไปที่ยุทธศาสตร์ระยะยาว เช่น การได้เปรียบในการแข่งขันหรือความสอดคล้องกับกลยุทธ์หรือเป้าหมายขององค์กร

   เนื่องจากการจัดซื้อ (Purchasing) เป็นกระบวนการภายในกระบวนการจัดหา (Procurement) จึงมักจะถูกใช้สลับกันได้ ดังนั้นในโลกธุรกิจการฝึกฝนการใช้คำศัพท์ที่คล้ายกันไม่ว่าจะเป็นบทสนทนาหรือสื่อสิ่งพิมพ์เป็นสิ่งที่ควรทำเป็นประจำ เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนในการใช้คำ ซึ่งอาจก่อให้เกิดความเสียหายในธุรกิจได้

BY : NooN (CC)

ที่มาของข้อมูล : perfect-furniture.com