4 ความผิดพลาดที่พบบ่อยในการจัดการสินค้าคงคลัง

ในบรรดางานในซัพพลายเชนทั้งหลาย ผู้คนส่วนใหญ่คิดว่าการจัดการสินค้าคงคลังเป็นเรื่องที่ท้าทายที่สุด คนที่ทำงานในสายงานนี้อย่างน้อยต้องเคยเจอปัญหา สต๊อกมีไม่พอ ของจัดเก็บไม่ถูกที่ สต๊อกดิฟ และต่างๆอีกมากมาย วันนี้จะพาไปดู  4 ความผิดพลาดที่พบบ่อย (common mistakes) ในการจัดการสินค้าคงคลัง

1.พนักงานยังขาดความรู้ความเข้าใจในการจัดการสินค้าคงคลัง

     หลายครั้งที่บริษัทมักมองข้ามว่า การจัดการสินค้าคงคลัง สามารถใช้ใครมาทำงานก็ได้ แต่ในความเป็นจริงแล้ว พนักงานหน้างานควรมีความรู้ความเข้าใจในการจัดการสินค้าคงคลัง เข้าใจว่าหากสินค้าขาดหรือเกิน จะมีผลกระทบอย่างไร ไม่ได้มองแค่หน้างานของตัวเองเท่านั้น เพราะฉะนั้น บริษัทควรหาคนที่เหมาะสมกับงาน มีความรู้ความเข้าใจ และควรมีการให้ความรู้โดยการอบรม on-the-job training ไปพร้อมๆกัน นอกจากนี้เอง บริษัทควรหาผู้จัดการด้านการจัดการสต๊อกที่จะมีอำนาจในการตัดสินใจและรับผิดชอบการทำงานทั้งหมดเพื่อที่จะควบคุมและดูแลงานในส่วนนี้

ผลกระทบจากการขาดความรู้ของพนักงานในการจัดการสินค้าคงคลัง

• ข้อมูลสินค้าคลาดเคลื่อน พนักงานที่ไม่มีทักษะในการจัดการสินค้าคงคลังอาจทำให้เกิดการบันทึกข้อมูลที่ผิดพลาด เช่น การนับสินค้าผิด หรือการบันทึกข้อมูลไม่ถูกต้อง ซึ่งอาจทำให้ธุรกิจมีข้อมูลสินค้าที่ไม่ตรงกับความเป็นจริง

• สินค้าขาดหรือเกิน หากไม่มีการจัดการสินค้าคงคลังอย่างมีประสิทธิภาพ จะทำให้เกิดปัญหาสินค้าขาดหรือสินค้าที่มากเกินความจำเป็น ซึ่งทั้งสองสถานการณ์นี้อาจทำให้ธุรกิจสูญเสียโอกาสในการขายหรือต้องเสียค่าใช้จ่ายในการเก็บรักษาสินค้าส่วนเกิน

• การเก็บรักษาสินค้าที่ไม่เหมาะสม พนักงานที่ขาดความรู้ในการจัดเรียงและจัดเก็บสินค้าที่เหมาะสม เช่น การใช้หลักการ FIFO (First In, First Out) อาจทำให้เกิดสินค้าหมดอายุ หรือเสื่อมคุณภาพก่อนถึงเวลาจำหน่าย

• ขาดการตรวจสอบสต็อกอย่างมีประสิทธิภาพ การไม่ตรวจสอบสต็อกเป็นประจำ หรือการตรวจสอบที่ผิดพลาด อาจทำให้ข้อมูลไม่เป็นปัจจุบัน ส่งผลให้เกิดปัญหาขาดสต็อกโดยไม่ทันได้แก้ไข

2.การคาดการณ์ที่ผิดพลาด

     จากงานวิจัย State of Small Business Report ในปี 2558 ชี้ให้เห็นว่า 56% ของธุรกิจขนาดเล็กมีความต้องการในการปรับปรุงการบริการให้กับลูกค้า หนึ่งในวิธีที่จะปรับปรุงการให้บริการกับลูกค้าที่ดีขึ้นได้คือการจัดส่งสินค้าได้ตามที่ลูกค้าต้องการ มองย้อนกลับมา หากบริษัทของคุณมีการคาดการณ์ที่ดี คุณจะสามารถตอบโจทย์ตรงนี้ได้ แต่ในทางกลับกัน หากคุณคาดการณ์ผิด คุณจะไม่สามารถหาของให้ลูกค้าทันและสุดท้าย ภาระจะตกอยู่ที่ลูกค้าว่าไม่ได้รับสินค้าตามที่สั่ง ในครั้งถัดไป คุณอาจจะเสียลูกค้าคนนี้ไปเลยก็เป็นได้

ผลกระทบจากการคาดการณ์ที่ผิดพลาด

• สินค้าคงคลังมากเกินไป (Overstock) การคาดการณ์ความต้องการของลูกค้าที่สูงเกินไปอาจทำให้เกิดการสั่งซื้อสินค้ามากเกินไป ส่งผลให้มีสินค้าค้างสต็อกและเพิ่มค่าใช้จ่ายในการจัดเก็บ นอกจากนี้ สินค้าบางอย่างอาจมีอายุการเก็บรักษาที่จำกัด หากไม่มีการจำหน่ายตามแผน อาจทำให้สินค้าเสื่อมสภาพ หมดอายุ หรือสูญเสียมูลค่า

• สินค้าขาด (Stockout) ในทางกลับกัน การคาดการณ์ต่ำกว่าความเป็นจริงอาจทำให้สินค้าขาดสต็อก ซึ่งอาจส่งผลให้เสียโอกาสในการขายและทำให้ลูกค้าไม่พึงพอใจ ในกรณีที่เป็นสินค้าจำเป็น ลูกค้าอาจไปซื้อจากคู่แข่งแทน ส่งผลต่อภาพลักษณ์และความไว้วางใจในธุรกิจ

• กระทบต่อการจัดการเงินทุนหมุนเวียน การมีสินค้าคงคลังที่ไม่สมดุล ไม่ว่าจะมากเกินไปหรือน้อยเกินไป จะส่งผลกระทบต่อกระแสเงินสดของธุรกิจ การสั่งสินค้ามากเกินไปทำให้เงินทุนหมุนเวียนติดอยู่ในรูปแบบของสินค้าคงคลัง ขณะที่สินค้าที่ขาดก็ส่งผลให้ไม่สามารถสร้างรายได้ที่ควรจะได้รับ

• ต้นทุนการจัดเก็บและบริหารสินค้าสูงขึ้น การสั่งสินค้ามากเกินความจำเป็นทำให้ต้นทุนการจัดเก็บ เช่น ค่าคลังสินค้า ค่าขนส่ง และค่าบริหารจัดการสูงขึ้น นอกจากนี้ยังเพิ่มความเสี่ยงต่อการสูญเสียสินค้าจากการเสื่อมสภาพหรือหมดอายุ

3.ไม่ใช้ระบบในการควบคุมงาน

     หากบริษัทใดที่ยังใช้ Excel ในการควบคุมระบบอยู่ หรือ บางบริษัทที่มีระบบแล้ว แต่ยังใช้ Excel ควบคุมการจัดการสินค้าคงคลังไปด้วยอีก บริษัทนั้นมีความน่าจะเป็นที่สูงมากในการทำให้เกิด human error เช่น การคีย์ชื่อ SKU ผิด, จำนวนผิด เป็นต้น จากงานวิจัยอ้างอิงจาก entrepreneur.com ได้ระบุว่า ในทุกๆ 300 ตัวอักษรที่ใช้มนุษย์ในการคีย์ จะต้องมีการผิดพลาดจากการคีย์อย่างต่ำ 1 ตัว ลองนึกภาพตามดูว่าถ้าคุณมีสินค้าคงคลังเป็นพันๆ SKU การควบคุมแบบแมนนวล (manual) จะทำให้เกิดข้อผิดพลาดขึ้นขนาดไหน

ผลกระทบจากการไม่ใช้ระบบควบคุมงาน

• ความผิดพลาดในการจัดการข้อมูล การจัดการสินค้าคงคลังด้วยวิธีการแบบแมนนวล เช่น การใช้เอกสารหรือการจดบันทึก อาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดในการนับจำนวนสินค้า การบันทึกข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง และการสูญหายของเอกสารที่เกี่ยวข้อง สิ่งนี้จะทำให้ธุรกิจไม่สามารถทราบข้อมูลสินค้าคงเหลือที่ถูกต้องได้

• ขาดความสามารถในการติดตามสถานะสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์ หากไม่มีระบบที่สามารถติดตามและบันทึกสถานะของสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์ จะทำให้ยากต่อการทราบปริมาณสินค้าที่แท้จริงในคลัง หรือสถานะการเคลื่อนไหวของสินค้า ซึ่งอาจทำให้เกิดการขาดสต็อกหรือสต็อกเกิน และไม่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ทันเวลา

• การเพิ่มต้นทุนและความยุ่งยากในการบริหารจัดการ การไม่ใช้ระบบอัตโนมัติทำให้ต้องใช้แรงงานคนในการติดตาม นับ และบันทึกข้อมูล ซึ่งทำให้กระบวนการทำงานช้าลงและมีความเสี่ยงต่อความผิดพลาดสูง การจัดการสินค้าคงคลังที่ไม่มีระบบที่ดีจะทำให้ค่าใช้จ่ายด้านการจัดเก็บและการจัดการสินค้าสูงขึ้น

• การขาดความสามารถในการวิเคราะห์และปรับปรุงประสิทธิภาพ หากไม่มีระบบข้อมูลที่ดี ธุรกิจจะขาดข้อมูลในการวิเคราะห์และปรับปรุงการดำเนินงาน เช่น ข้อมูลยอดขาย ยอดการใช้สินค้า หรือเทรนด์ความต้องการของลูกค้า การวิเคราะห์จะไม่สามารถทำได้อย่างแม่นยำ ส่งผลต่อการตัดสินใจที่ไม่เหมาะสม

4.ไม่มีการนับสต๊อกอย่างสม่ำเสมอ

     เพราะหลายคนติดภาพที่ว่า การนับสต๊อกจะเกิดขึ้นต่อเมื่อต้องหยุดการทำงานทุกอย่างในคลังสินค้าก่อน ถึงเริ่มการนับสต๊อกได้ การหยุดกิจกรรมทุกอย่างนั้นจะต้องรอวันหยุดถึงจะทำได้ และจะทำแค่ปีละ 1-2 ครั้งเท่านั้น แต่ในความเป็นจริงแล้ว การนับสต๊อกควรมีการนับอยู่อย่างสม่ำเสมอ 

ผลกระทบจากการไม่ตรวจนับสต็อกอย่างสม่ำเสมอ

• ข้อมูลสินค้าคลาดเคลื่อน หากไม่มีการตรวจนับสต็อกเป็นประจำ ข้อมูลสินค้าคงคลังที่ใช้ในการวางแผนหรือการจัดซื้ออาจไม่ถูกต้อง สินค้าบางอย่างอาจหมดโดยที่ไม่ทราบ ทำให้เกิดปัญหาสินค้าขาดสต็อก หรือในทางตรงกันข้ามอาจมีสินค้ามากเกินไปเพราะไม่ทราบถึงปริมาณที่แท้จริง

• การขาดสต็อก (Stockout) และสินค้าค้างสต็อก (Overstock) เมื่อไม่มีการนับสต็อกสม่ำเสมอ ทำให้ไม่ทราบปริมาณสินค้าที่ถูกต้อง ส่งผลให้สั่งสินค้ามาเกินความจำเป็น (Overstock) หรือสินค้าขาดสต็อก (Stockout) ปัญหานี้อาจทำให้เสียโอกาสในการขายและเสียลูกค้าได้ง่าย ๆ นอกจากนี้ยังส่งผลให้เกิดต้นทุนที่เพิ่มขึ้นในการจัดเก็บสินค้าค้างสต็อกที่ไม่จำเป็น

• สินค้าสูญหายหรือเสื่อมสภาพโดยไม่รู้ตัว การไม่ตรวจนับสต็อกอาจทำให้สินค้าในคลังสูญหายหรือเสื่อมสภาพโดยไม่ทราบ เช่น สินค้าที่มีอายุการใช้งานจำกัดอาจหมดอายุก่อนที่จะถูกนำไปใช้หรือขาย ซึ่งส่งผลให้ธุรกิจสูญเสียค่าใช้จ่ายในการซื้อสินค้านั้นโดยไม่ได้กำไร

• การไม่สามารถวางแผนได้อย่างแม่นยำ หากไม่มีข้อมูลสต็อกที่ถูกต้อง การคาดการณ์ความต้องการของลูกค้าหรือการวางแผนการจัดซื้อจะไม่แม่นยำ การตัดสินใจซื้อสินค้าจะทำได้ยากขึ้น และอาจส่งผลต่อการจัดการธุรกิจในภาพรวม

BY : NooN (CC)

ที่มาของข้อมูล : supplychainguru.co.th