แชร์

การบริหารเวลา อย่างมีประสิทธิภาพ

อัพเดทล่าสุด: 16 ก.ค. 2024
194 ผู้เข้าชม
การบริหารเวลา อย่างมีประสิทธิภาพ

การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพ (Effective Time Management)
เวลาเป็นทรัพยากรที่มีจำกัดและมีคุณค่ามากที่สุด ในแต่ละวันเรามีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากัน แล้วเราจะบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพได้อย่างไร การใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพไม่ได้หมายความว่าทำงานได้จำนวนชิ้นงานมากหรือกิจกรรมจำนวนมาก แต่ หมายถึง การได้ทำสิ่งที่สำคัญอย่างสม่ำเสมอต่อเนื่อง เนื่องจากงานแต่ละงานมีความสำคัญไม่เท่ากัน หากเราคิดว่าทุกงานสำคัญเท่ากันหรือไม่ได้โฟกัสกับงานที่สำคัญ อาจทำให้เรายุ่งตลอดเวลาและได้ผลลัพธ์ไม่คุ้มกับเวลาได้ค่ะ
 
เทคนิคในการบริหารเวลา
1. จำแนกงานด้วย Eisenhower Matrix (ไอเซนฮาวร์ แมทริกส์)
หลักการนี้มาจากประธานาธิบดีสหรัฐอเมริกาคนที่ 34 Dwight D. Eisenhower ซึ่งท่านใช้ในการจัดการกับภารกิจของท่าน Eisenhower Matrix จะจำแนกงานตามความสำคัญของงาน (แกนตั้ง) และความเร่งด่วนของงาน (แกนนอน) เราอาจคิดว่างานทุกงานสำคัญและต้องทำทั้งหมด เรามาดูกันนะคะว่าแท้จริงแล้วงานที่สำคัญคืออะไร 
  งานที่สำคัญ คือ งานที่มีทำแล้วมีผลต่อความสำเร็จหรือเป้าหมายที่ตั้งไว้ เป็นงานที่กระทบต่อระยะยาวหรือมีผลต่อภาพรวม
  งานที่เร่งด่วน คือ งานที่ต้องการให้ทำขณะนั้น บางครั้งก็เป็นปัญหาที่เกิดขึ้นแบบไม่คาดคิด
 

 
ดังนั้นใน Eisenhower Matrix จะมี 4 ช่อง ดังนี้ค่ะ

1.งานที่สำคัญ และเร่งด่วน ให้เรารีบทำงานนี้ก่อน และทำให้งานออกมาดี ได้แก่ สรุปแผนการตลาดที่จะประชุมพรุ่งนี้ เตรียมสไลด์ประชุมพรุ่งนี้

2.งานที่สำคัญ แต่ไม่เร่งด่วน เป็นงานสำคัญที่ใช้เวลาทำและยังไม่มีกำหนดส่งที่ชัดเจน/ยังไม่ใกล้กำหนดส่ง ให้วางแผนจัดสรรเวลาที่จะทำ เช่น งานวางกลยุทธ์ระยะยาว ออกกำลังกาย พาครอบครัวไปทานข้าวนอกบ้าน หากเราบริหารเวลาให้กับงานช่องนี้ไม่ดี จะกลายเป็นงานที่สำคัญและเร่งด่วนทันที (ช่อง 1)

3.งานที่ไม่สำคัญ แต่เร่งด่วน เป็นงานควรให้เวลารองจากงาน 2 ข้อแรก อาจมอบหมายให้คนอื่นทำ หรือลดให้น้อยลง เช่น ตอบอีเมลล์ จองตั๋วเครื่องบิน จ่ายค่าบัตรเครดิต ซักรีดเสื้อผ้า

4.งานที่ไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน ควรลดการทำ หรือทำเมื่อมีเวลาว่าง เช่น เล่นอินเตอร์เน็ต ดูทีวี
 
ลองเขียนรายการงานที่มีทั้งหมดออกมา แล้วจัดใส่ตาราง Eisenhower Matrix ดูนะคะ จะได้มีแนวทางว่าควรจัดการกับงานเหล่านั้นอย่างไรค่ะ
 
2. ทำ To Do List
เริ่มต้นวันด้วย To Do List (หรือทำล่วงหน้าตอนกลางคืน) คือ เขียนรายการงานที่จะทำในวันนั้น พร้อมจัดลำดับงาน โดยจัดสรรเวลาให้กับงานที่สำคัญในช่วงแรกของวัน เพราะช่วงแรกของวันสมองมีพลังมากหลังจากได้พักมาตอนกลางคืน และพร้อมจดจ่อได้นานๆ ค่ะ
 
3. กำหนดเวลาในการเช็คอีเมลล์
กำหนดเวลาเช็คอีเมลล์ เช่น ทุก 2-3 ชั่วโมง และจัดสรรเวลาในการตอบอีเมลล์ให้อยู่ช่วงบ่าย ยกเว้นอีเมลล์ที่สำคัญและเร่งด่วนมากจริงๆ 
 
4. พิจารณางานแทรก
หากมีงานเร่งด่วนแรกเข้ามา ให้พิจารณาดูว่าเร่งด่วนจริงไหม สามารถมอบหมายให้ใครได้ หรือรอเวลาได้สักเท่าไร เพื่อจัดสรรเวลาให้ภายในเวลาที่กำหนด
 
5. จัดสรรเวลาให้กับการพักบ้าง
หลังจากเราตั้งหน้าตั้งตาทำงานอย่างเต็มที่ เมื่องานสำคัญเสร็จหรือทุก 50 นาที พักสายตาและพักสมอง 10 นาที จะช่วยให้สมองได้พักและฟื้นตัว พร้อมที่จะจดจ่อกับการทำงานรอบถัดไปค่ะ
 
6. จัดสรรเวลาสำหรับพักผ่อนและออกกำลังกาย 
ร่างกายและสมองของเราก็ต้องการการพักผ่อนการดูแลค่ะ หากเราตั้งหน้าตั้งตาทำงานโดยไม่ดูแลร่างกายและสมองเลย จะทำให้เขาไม่สามารถทำงานได้อย่างเต็มที่ค่ะ การพักผ่อนจะช่วยให้เขาได้ฟื้นตัว ส่วนการออกกำลังกายเป็นการช่วยให้เลือดสูบฉีดไปยังร่างกายและสมองได้มากขึ้นค่ะ และเป็นสิ่งสำคัญแต่ไม่เร่งด่วนที่เราควรทำ ก่อนที่จะกลายเป็นการรักษาโรคซึ่งสำคัญและเร่งด่วนแทนค่ะ
 
7. ประเมินและปรับปรุงให้ดีขึ้น
หมั่นจดตารางกิจกรรมและเวลาที่ใช้ เพื่อประเมินและปรับปรุงให้ดีขึ้นค่ะ จะได้มีเวลาสำหรับงานที่สำคัญเพิ่มขึ้น และลดเวลาให้กับสิ่งที่ไม่สำคัญค่ะ
 
ลองนำเทคนิคบริหารเวลานี้ไปปรับใช้ดูนะคะ จะได้มีเวลางานที่มีคุณภาพมากขึ้นและมีเวลาสำหรับตนเองและครอบครัวด้วยค่ะ


ที่มา : effective time management

บทความที่เกี่ยวข้อง
ฺBackhaul รถเที่ยวเปล่า คืออะไร และมีผลอย่างไรกับธุรกิจขนส่งบ้าง?
Backhaul รถเที่ยวเปล่า คืออะไร และมีผลอย่างไรกับธุรกิจขนส่งบ้าง?
7 พ.ย. 2024
LINE Messaging API เครื่องมือที่ช่วยให้เกิดการสื่อสารสองทางระหว่างบริการของคุณและผู้ใช้
LINE Messaging API เครื่องมือที่ช่วยให้เกิดการสื่อสารสองทางระหว่างบริการของคุณและผู้ใช้ LINE อย่างราบรื่น หลังการยกเลิกบริการ LINE Notify โดย LINE ประกาศยกเลิกการให้บริการ LINE Notify
26 ต.ค. 2024
ข้อดี ข้อเสียของ Line Officail Account ต่อแผนก Contact Center
LINE Official Account คือ บัญชีทางการที่ใช้บนแพลตฟอร์ม LINE ซึ่งออกแบบ โดยมีฟีเจอร์หลากหลายที่ช่วยในการตลาดและการบริหารลูกค้าสัมพันธ์
21 ต.ค. 2024
เว็บไซต์นี้มีการใช้งานคุกกี้ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสบการณ์ที่ดีในการใช้งานเว็บไซต์ของท่าน ท่านสามารถอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ นโยบายความเป็นส่วนตัว และ นโยบายคุกกี้
เปรียบเทียบสินค้า
0/4
ลบทั้งหมด
เปรียบเทียบ