ทำความรู้จักกับใบ Invoice (ใบแจ้งหนี้)

Invoice คืออะไร?

Invoice (ใบแจ้งหนี้) คือ เอกสารที่ผู้ขายออกให้กับผู้ซื้อ เพื่อแสดงรายละเอียดการขายสินค้า หรือบริการ พร้อมระบุจำนวนเงินที่ต้องชำระ วันครบกำหนดชำระ และเงื่อนไขการชำระเงินต่าง ๆ โดย Invoice มักถูกจัดทำขึ้นหลังจากที่ส่งสินค้า หรือให้บริการเสร็จสิ้นแล้ว

ข้อมูลที่สำคัญในใบ Invoice
ใบ Invoice ที่สมบูรณ์ควรประกอบด้วย:

• ชื่อและที่อยู่ของผู้ขาย และผู้ซื้อ
• เลขที่ใบแจ้งหนี้ (Invoice Number)
• วันที่ออกใบแจ้งหนี้
• รายละเอียดสินค้า/บริการที่ขาย
• ปริมาณ หน่วย และราคาต่อหน่วย
• ราคารวมก่อน VAT
• ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้ามี)
• ราคารวมสุทธิ
• เงื่อนไขการชำระเงิน (เช่น เงินสด / โอน / เครดิต 30 วัน)
• ข้อมูลบัญชีธนาคารสำหรับชำระเงิน
  

ประเภทของ Invoice

1.Tax Invoice (ใบกำกับภาษี)
- ใช้กรณีมีภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และสามารถใช้ในการหักภาษีซื้อได้
2. Proforma Invoice
- เป็นใบแจ้งราคาชั่วคราวก่อนมีการสั่งซื้อ ใช้เพื่อขออนุมัติภายใน หรือในกรณีนำเข้า
3. Commercial Invoice
- ใช้ในการค้าระหว่างประเทศ เป็นเอกสารสำหรับพิธีการศุลกากร
4. Credit Note / Debit Note
- ใช้ในกรณีที่ต้องการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลง Invoice เดิม

ขั้นตอนการใช้งานใบ Invoice

1. ผู้ขายจัดทำใบ Invoice หลังจากส่งของหรือให้บริการ
2. ส่งใบ Invoice ให้ผู้ซื้อทางอีเมล หรือแนบมากับเอกสารส่งสินค้า
3. ผู้ซื้อรับใบ Invoice และบันทึกไว้เพื่อชำระเงินภายในกำหนด
4. เมื่อถึงวันครบกำหนด ผู้ซื้อชำระเงินตามรายละเอียดใน Invoice
5. ผู้ขายออกใบเสร็จรับเงิน (Receipt) หรือใบกำกับภาษีฉบับเต็มตามที่กฎหมายกำหนด
   

สรุป
    ใบ Invoice เป็นเอกสารทางธุรกิจที่สำคัญ มีผลต่อทั้งด้านการเงิน การบัญชี และภาษี เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้การดำเนินธุรกรรมเป็นระบบ โปร่งใส และสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ จึงเป็นสิ่งที่ทุกธุรกิจควรให้ความสำคัญ