จัดซื้อ กับ จัดหา เหมือนหรือต่างกันอย่างไร ?
การจัดหา (Procurement) มักจะถูกเข้าใจผิดว่าเป็นการจัดซื้อ (Purchasing) และทั้งสองคำนี้มักถูกนำมาใช้แทนกันบ่อยๆ แต่จริง ๆ แล้วทั้งสองฟังก์ชั่นนั้นค่อนข้างต่างกันชัดเจน ทั้งในเป้าหมาย ขอบเขตงานที่ครอบคลุม บุคคลที่เกี่ยวข้อง และที่ชัดเจนที่สุด คือ เป้าหมายของงาน
การจัดซื้อ (Purchasing)
หมายถึง งานที่เกี่ยวข้องกับการซื้อสินค้าและบริการที่องค์กรต้องการ การจัดซื้อ เป็นเพียงส่วนหนึ่งของการจัดหา (Procurement) ซึ่งประกอบด้วยกิจกรรมต่างๆ เช่น การสั่งซื้อ เร่งรัดสินค้า รับสินค้าเข้าคลัง และชำระเงินให้ซัพพลายเออร์
กระบวนการจัดซื้อ (Purchasing) ประกอบด้วย
Obtaining a purchase requisition (การขอรับคำขอซื้อจากแผนกต่าง ๆ)
Requesting proposals and evaluating quotations (การขอข้อเสนอและการประเมินราคาจากผู้ขาย)
Dispatching official purchase orders (ส่งคำสั่งซื้ออย่างเป็นทางการ)
Receiving products and services (การรับสินค้าและบริการเข้าคลัง)
Checking the quality of delivered items (ตรวจสอบคุณภาพของสินค้า)
- Effecting payment to vendors (การชำระเงินผู้ขาย)
การจัดหา (Procurement)
หมายถึง กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดหาผลิตภัณฑ์หรือบริการ เป็นคำที่ครอบคลุมงานที่เกิดขึ้นก่อน ระหว่าง และหลังการซื้อสินค้าและบริการ กระบวนการจัดหาเป็นวิธีการจัดหาที่เริ่มต้นจากการระบุความต้องการและสิ้นสุดลงต่อเมื่อความต้องการเป็นจริงหรือไม่มีอยู่อีกต่อไป
กระบวนการจัดหา (Procurement) ประกอบด้วย
Surveying the market (สำรวจตลาด)
Spotting potential suppliers (การหาซัพพลายเออร์ที่มีศักยภาพ)
Creating an approved list of vendors (การสร้างรายชื่อผู้ขายที่ได้รับอนุมัติ)
Spotting internal needs (การระบุความต้องการภายใน)
Creating a purchase order (การสร้างคำสั่งซื้อ)
Requesting proposals and evaluating quotations (การขอข้อเสนอและการประเมินราคา)
Selecting the right supplier and negotiating effectively (เลือกซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมและเจรจาอย่างมีประสิทธิภาพ)
Receiving goods and performing quality checks (การรับสินค้าและตรวจสอบคุณภาพ)
Developing and managing contracts (การพัฒนาและการจัดการสัญญา)
Obtaining invoice approvals and fulfilling payment terms (รับใบแจ้งหนี้และปฏิบัติตามเงื่อนไขการชำระเงิน)
- Establishing a good supplier relationship (สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับซัพพลายเออร์)
ความแตกต่างหลัก
จัดซื้อ มุ่งเน้นที่การซื้อสินค้าหรือบริการอย่างเป็นทางการและปฏิบัติตามขั้นตอน
จัดหา เป็นกระบวนการที่กว้างกว่าซึ่งรวมถึงการค้นหาแหล่งที่มาและการประเมินความเหมาะสม
นอกเหนือจากรายการความแตกต่างที่กล่าวถึงข้างต้น การจัดหา (Procurement) และการจัดซื้อ (Purchasing) ยังมีความแตกต่างที่สำคัญอีกประการหนึ่ง คือ การจัดซื้อ (Purchasing) มุ่งเน้นไปที่เป้าหมายระยะสั้น 5 เป้าหมาย คือ
- คุณภาพที่เหมาะสม
- ปริมาณที่เหมาะสม
- ราคาที่เหมาะสม
- สถานที่ที่เหมาะสม
- เวลาที่เหมาะสม
ในขณะที่การจัดหา (Procurement) มุ่งเน้นไปที่ยุทธศาสตร์ระยะยาว เช่น การได้เปรียบในการแข่งขันหรือความสอดคล้องกับกลยุทธ์หรือเป้าหมายขององค์กร
เนื่องจากการจัดซื้อ (Purchasing) เป็นกระบวนการภายในกระบวนการจัดหา (Procurement) จึงมักจะถูกใช้สลับกันได้ ดังนั้นในโลกธุรกิจการฝึกฝนการใช้คำศัพท์ที่คล้ายกันไม่ว่าจะเป็นบทสนทนาหรือสื่อสิ่งพิมพ์เป็นสิ่งที่ควรทำเป็นประจำ เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนในการใช้คำ ซึ่งอาจก่อให้เกิดความเสียหายในธุรกิจได้
BY : NooN (CC)
ที่มาของข้อมูล : perfect-furniture.com