เทคนิคการ "วางแผนงาน" อย่างมีประสิทธิภาพ ที่ใช้งานได้จริงในทันที

ทำไมถึงต้องมีการวางแผนงาน
      หลายคนอาจมีคำถามว่า ทำไมเราถึงต้องวางแผนงาน สามารถเริ่มต้นทำงานไปเลยได้ไหม? ในการเริ่มทำงานสักชิ้น หรือสักหนึ่งโปรเจกต์ ต้องบอกก่อนเลยว่าการวางแผนงานมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับผู้รับผิดชอบงาน ไปจนถึงผู้ที่มีความเกี่ยวข้องกับงาน เพราะการวางแผนงานจะทำให้เรามองเห็นภาพรวม ขั้นตอน และเป้าหมายของการทำงานได้อย่างชัดเจนมากขึ้น สามารถกำหนดระยะเวลาการทำงาน ติดตามงาน ลักษณะเนื้องาน ผู้รับผิดชอบ หรือรายละเอียดต่าง ๆ เกี่ยวกับงานได้

      หากเจอกับอุปสรรคระหว่างการทำงาน การวางแผนงานจะช่วยให้คุณมองเห็นภาพรวมกว้าง ๆ รู้ว่าต้องดำเนินการไปทางไหนต่อ เพื่อนำไปสู่ขั้นตอนต่อไปได้เร็วยิ่งขึ้น นอกจากนี้การวางแผนงานยังช่วยให้ผู้ที่มีความเกี่ยวข้องกับงานนั้น ๆ เข้าใจและเห็นภาพการทำงานไปในทิศทางเดียวกันอีกด้วย

องค์ประกอบหลักของการวางแผนงาน
องค์ประกอบหลักของการวางแผนงาน หรืออาจเรียกได้ว่าเป็น Action Plan มีองค์ประกอบเบื้องต้นหลัก ๆ ดังนี้

ชื่อของแผนงาน หรือโปรเจกต์ เพื่อให้ผู้รับผิดชอบ และผู้ที่มีความเกี่ยวข้องกับงานไม่เกิดความสับสน
กำหนดขั้นตอนการทำงาน ตั้งแต่ขั้นตอนแรกจนถึงขั้นตอนสุดท้ายของการทำงาน รวมถึงระบุช่วงเวลา และสิ่งที่ต้องทำไว้ในแต่ละขั้นตอน เพื่อกำหนดให้การทำงานเป็นไปในทิศทางเดียวกัน
กำหนดวัตถุประสงค์ หรือเป้าหมายของการทำงาน เพื่อให้รู้ว่ากำลังทำอะไร และกำหนดให้แผนการทำงานสำเร็จตามเป้าหมายที่วางเอาไว้
วางแผนงานสำรอง เพื่อใช้ในกรณีที่เจอกับอุปสรรคในแต่ละขั้นตอน
 

5 เทคนิคการวางแผนงานอย่างมีประสิทธิภาพ ใช้ได้จริง

ในหัวข้อนี้จะมาแชร์ 5 เทคนิคน่าสนใจในการวางแผนงานอย่างมีประสิทธิภาพและใช้ได้จริง ดังต่อไปนี้

1. กำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน
      การรู้ว่าตนเองต้องการจะทำอะไรให้สำเร็จ จะช่วยให้ตัวเราและผู้ที่มีความเกี่ยวข้องกับงาน ไม่เดินหลงทิศทางในระหว่างการทำงาน ช่วยให้ทำตามเป้าหมายอย่างสำเร็จลุล่วง เช่น โปรเจกต์ที่รับผิดชอบจะต้องดำเนินการให้เสร็จภายใน 1 เดือน คุณอาจจะมีการวางแผนงานว่า ใน 1 สัปดาห์ คุณต้องทำอะไรบ้างเพื่อให้เสร็จทันตามที่กำหนด เป็นต้น ดังนั้นการกำหนดเป้าหมายที่ชัดเจน รู้ในสิ่งที่ต้องการทำจึงเป็นสิ่งที่สำคัญอันดับต้น ๆ ของการวางแผนงานเลย

2. จัดลำดับความสำคัญของการทำงานในแต่ละขั้นตอน
      ข้อสำคัญอีกหนึ่งเทคนิคการวางแผนงานคือ จัดลำดับความสำคัญการทำงานในแต่ละขั้นตอน แน่นอนว่าใน 1 ขั้นตอนการทำงานของเราย่อมมีหลายสิ่งหลายอย่างที่ต้องทำ เพื่อให้สำเร็จไปทีละอย่าง ๆ ดังนั้นเราจึงมีเทคนิคการวางแผนงานโดยการให้ความสำคัญกับงานที่เร่งด่วนก่อน แล้วจึงค่อยมาโฟกัสกับงานอื่น ๆ ต่อไป นอกจากนี้เราไม่ควรทำอะไรหลายอย่างไปพร้อมกัน ควรทำงานให้จบไปในแต่ละขั้นตอนจะดีกว่า

3. กำหนดระยะเวลาในแต่ละขั้นตอนเพื่อดูความก้าวหน้า
      ในการวางแผนงานจำเป็นต้องมีการระบุระยะเวลากำกับ ทั้งขั้นตอนการทำงาน และระยะเวลาโดยรวมของทั้งแผนการทำงาน เพื่อติดตามความก้าวหน้า และบรรลุตามเป้าหมายที่ตั้งเอาไว้ หากเป็นการวางแผนงานรับผิดชอบโปรเจกต์ อาจตั้งเวลาโดยรวมไว้ที่ 6 เดือน ในแต่ละเดือนต้องทำอะไรเสร็จบ้าง หรือจะเป็นการวางแผนงานสำหรับตนเอง อาจจะตั้งไว้ในระยะสั้น ๆ ที่ 1 เดือน ในแต่ละสัปดาห์ควรทำอะไรเสร็จบ้าง เป็นต้น

4. มีทัศนคติที่ดี
      การมีทัศนคติที่ดี หรือทัศนคติเชิงบวกในการทำงาน จะช่วยให้การวางแผนงานเป็นไปได้อย่างราบรื่น เป็นไปได้จริง และมีประสิทธิภาพ พร้อมที่จะทำเป้าหมายของตนเองให้สำเร็จลุล่วงตามแผนที่วางเอาไว้ นอกจากนี้การมีทัศนคติที่ดีจะช่วยป้องกันไม่ให้คุณรู้สึกแย่ หมดอารมณ์การทำงาน เมื่อเผชิญการวางแผนงานไม่เป็นไปตามที่หวัง

5. ใส่ใจในทุกขั้นตอนการวางแผนงาน
      หากเรามีความใส่ใจ ให้ความสำคัญในการวางแผนงาน ก็จะช่วยเสริมให้ทุกขั้นตอนการทำงานออกมามีประสิทธิภาพ และมีคุณภาพ ยากที่จะล้มเลิกกลางคัน รวมถึงสามารถอธิบายที่ไปที่มาของแต่ละขั้นตอนการทำงานได้อย่างสมเหตุสมผล

ประโยชน์ของการวางแผนงาน
ทำให้เกิดความชัดเจนในการทำงาน สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ
การทำงานเป็นไปอย่างมีระบบแบบแผน เป็นขั้นเป็นตอน
ลดความซับซ้อนของการทำงานที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต
เจ้าของแผนงาน รวมถึงผู้ที่มีความเกี่ยวข้องกับงานสามารถดำเนินการทำงานไปทิศทางเดียวกัน
ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน

สรุป
      การวางแผนงานนั้นเรียกได้ว่าเป็นประโยชน์สำหรับบุคคลทุกกลุ่ม ไม่ว่าจะเป็นพนักงานทำงานในองค์กร ผู้บริหาร บุคคลที่ประกอบอาชีพอื่น ๆ รวมไปถึงนักเรียนนักศึกษาก็ตาม สามารถนำเอาเทคนิคการวางแผนงานไปประยุกต์ได้กับเป้าหมายของตนเอง หรืองานที่รับผิดชอบอยู่ได้ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการทำงานสูงสุด

BY : Tonkla

ที่มา : cooptrain.office.cpd.go.th