Kraljic Matrix คืออะไร? จัดกลุ่มพัสดุตามความเสี่ยง

Kraljic Matrix คืออะไร? จัดกลุ่มพัสดุตามความเสี่ยง

องค์กรจำนวนมากบริหารการจัดซื้อด้วยวิธีเดียวกันกับทุกรายการ ไม่ว่าจะเป็นปากกา กระดาษ ชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์ หรือวัตถุดิบหลักที่มีผู้ผลิตไม่กี่ราย ผลที่ตามมาคือทีมจัดซื้อใช้เวลากับรายการเล็กน้อยมากเกินไป ขณะที่รายการที่กระทบต้นทุนและความต่อเนื่องของธุรกิจกลับได้รับความสนใจไม่เพียงพอ

Kraljic Matrix เป็นกรอบคิดที่ช่วยแก้ปัญหานี้ด้วยการจัดกลุ่มสิ่งที่องค์กรซื้อตามสองมิติ คือ ผลกระทบต่อกำไร และความเสี่ยงด้านอุปทาน เมื่อรู้ว่ารายการใดอยู่ในกลุ่มไหน ก็กำหนดกลยุทธ์ที่เหมาะสมกับซัพพลายเออร์ได้ชัดเจนขึ้น และจัดสรรเวลาของทีมได้ตรงจุด

Kraljic Matrix คืออะไร

Kraljic Matrix เป็นเมทริกซ์การจัดซื้อเชิงพอร์ตโฟลิโอที่ Peter Kraljic เสนอไว้ในบทความ "Purchasing Must Become Supply Management" ใน Harvard Business Review เมื่อปี 1983 แนวคิดหลักคือการจัดซื้อควรพัฒนาจากงานธุรการที่รับคำขอซื้อมาสั่งของ ไปสู่การบริหารอุปทานเชิงกลยุทธ์ ที่มองตลาดผู้ขาย ความเสี่ยง และโอกาสในการสร้างมูลค่าร่วมกัน

เมทริกซ์นี้มีสองแกน แกนแรกคือ Profit Impact หรือผลกระทบต่อกำไร วัดจากสัดส่วนมูลค่าการซื้อ ผลต่อต้นทุนสินค้า หรือผลต่อคุณภาพของผลิตภัณฑ์ปลายทาง แกนที่สองคือ Supply Risk หรือความเสี่ยงด้านอุปทาน วัดจากจำนวนผู้ขายที่มีอยู่ ความซับซ้อนของเทคโนโลยี ความผันผวนของตลาด ความยากในการเปลี่ยนผู้ขาย และความเสี่ยงด้านภูมิรัฐศาสตร์

สี่กลุ่มในเมทริกซ์

เมื่อแบ่งแต่ละแกนเป็นสูงและต่ำ จะได้สี่กลุ่มที่ต้องใช้กลยุทธ์ต่างกัน

Non-Critical Items (กลุ่มทั่วไป): กลุ่มนี้มีผลกระทบต่อกำไรต่ำและความเสี่ยงอุปทานต่ำ เช่น เครื่องเขียน วัสดุสิ้นเปลือง หรือบริการทั่วไปที่หาซื้อได้ง่าย เป้าหมายคือลดต้นทุนการทำธุรกรรมมากกว่าการต่อรองราคา แนวทางที่ใช้บ่อยคือรวมรายการให้เป็นมาตรฐาน ลดจำนวนซัพพลายเออร์ ใช้แคตตาล็อกอิเล็กทรอนิกส์ และมอบอำนาจให้หน่วยงานสั่งซื้อเองโดยมีเพดานวงเงิน

Leverage Items (กลุ่มที่ใช้อำนาจต่อรองได้): กลุ่มนี้มีผลกระทบต่อกำไรสูงแต่ความเสี่ยงอุปทานต่ำ มีผู้ขายหลายรายที่ทดแทนกันได้ เช่น บรรจุภัณฑ์มาตรฐาน หรือบริการขนส่งทั่วไป องค์กรมีอำนาจต่อรองสูงและควรใช้ให้เต็มที่ ผ่านการรวมปริมาณซื้อ การประมูลแข่งขัน สัญญาระยะสั้นถึงกลางที่ปรับราคาตามตลาด และการเปรียบเทียบราคาอย่างสม่ำเสมอ

Bottleneck Items (กลุ่มคอขวด): กลุ่มนี้มีมูลค่าซื้อไม่สูงแต่ความเสี่ยงอุปทานสูง เช่น อะไหล่เฉพาะรุ่น ชิ้นส่วนที่มีผู้ผลิตเพียงรายเดียว หรือวัสดุที่หาได้ยาก แม้มูลค่าไม่มาก แต่หากขาดก็หยุดสายการผลิตได้ กลยุทธ์หลักคือรับประกันการมีสินค้า เช่น เก็บสต็อกสำรองเพิ่ม ทำสัญญาจัดหาระยะยาว ค้นหาผู้ขายรายที่สองหรือวัสดุทดแทน และลดการพึ่งพาด้วยการปรับสเปกให้เป็นมาตรฐานมากขึ้น ในกลุ่มนี้ควรยอมจ่ายแพงขึ้นเล็กน้อยเพื่อแลกกับความมั่นคง

Strategic Items (กลุ่มเชิงกลยุทธ์): กลุ่มนี้มีทั้งผลกระทบต่อกำไรสูงและความเสี่ยงอุปทานสูง เช่น ชิ้นส่วนหลักของผลิตภัณฑ์ที่พัฒนาร่วมกับผู้ผลิตเฉพาะทาง หรือวัตถุดิบสำคัญที่ตลาดมีผู้ผลิตจำกัด กลยุทธ์ที่เหมาะสมคือสร้างความร่วมมือระยะยาว แบ่งปันข้อมูลการพยากรณ์ วางแผนร่วมกัน พัฒนาผลิตภัณฑ์หรือกระบวนการร่วมกัน และมีแผนสำรองในกรณีที่ความสัมพันธ์ล้มเหลว

ขั้นตอนการนำไปใช้จริง

การสร้างเมทริกซ์ที่ใช้งานได้ต้องอาศัยข้อมูลและการตัดสินใจร่วมกันของหลายฝ่าย โดยทั่วไปทำได้ตามลำดับนี้

ขั้นที่ 1 รวบรวมข้อมูลการใช้จ่าย: เริ่มจากการวิเคราะห์ Spend ทั้งหมดและจัดเป็นหมวดหมู่ที่มีความหมายทางธุรกิจ ไม่ใช่แค่ตามรหัสบัญชี ข้อมูลที่กระจัดกระจายมักเป็นอุปสรรคแรก จึงควรทำความสะอาดข้อมูลผู้ขายและรายการสินค้าก่อน

ขั้นที่ 2 กำหนดเกณฑ์ให้คะแนน: กำหนดตัวชี้วัดของสองแกนให้ชัดเจน เช่น Profit Impact อาจวัดจากมูลค่าซื้อต่อปี สัดส่วนต่อต้นทุนสินค้า และผลต่อคุณภาพ ส่วน Supply Risk อาจวัดจากจำนวนผู้ขายทางเลือก ต้นทุนการเปลี่ยนผู้ขาย ระยะเวลานำส่ง และความเสี่ยงของประเทศแหล่งผลิต ควรถ่วงน้ำหนักและใช้เกณฑ์เดียวกันทุกหมวด

ขั้นที่ 3 ให้คะแนนและจัดวางตำแหน่ง: ให้ทีมจัดซื้อ ฝ่ายผลิต ฝ่ายวิศวกรรม และผู้ใช้งานร่วมกันให้คะแนน การมีหลายฝ่ายช่วยลดอคติของทีมจัดซื้อเพียงฝ่ายเดียว และทำให้แผนที่ได้รับการยอมรับในองค์กร

ขั้นที่ 4 กำหนดกลยุทธ์รายกลุ่ม: ระบุเป้าหมาย เครื่องมือ และตัวชี้วัดสำหรับแต่ละกลุ่ม เช่น กลุ่มทั่วไปวัดจากต้นทุนต่อใบสั่งซื้อ กลุ่ม Leverage วัดจากส่วนลดที่ได้รับและ Price Variance กลุ่ม Bottleneck วัดจากอัตราการขาดสต็อก และกลุ่ม Strategic วัดจากความสำเร็จของโครงการร่วมและคะแนนความร่วมมือ

ขั้นที่ 5 ทบทวนเป็นระยะ: ตำแหน่งของรายการเปลี่ยนตามเวลา เช่น ผู้ผลิตรายใหม่เข้าตลาดทำให้รายการ Bottleneck กลายเป็น Leverage ได้ หรือมาตรการทางการค้าและภัยพิบัติทำให้รายการที่เคยปลอดภัยกลายเป็นรายการเสี่ยงสูง ควรทบทวนอย่างน้อยปีละครั้ง และเมื่อเกิดเหตุการณ์ใหญ่ในตลาด

ตัวอย่างการตีความ

สมมติว่าบริษัทผลิตอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์แห่งหนึ่งมีรายการซื้อสามประเภท กล่องกระดาษลูกฟูกมีผู้ขายหลายรายและราคาผันผวนไม่มาก จึงอยู่ในกลุ่ม Leverage และควรใช้การประมูลรวมปริมาณ ชิ้นส่วนพลาสติกเฉพาะรุ่นที่มีแม่พิมพ์อยู่กับผู้ผลิตรายเดียวแต่มูลค่าไม่สูง อยู่ในกลุ่ม Bottleneck จึงควรสำรองสต็อกและเตรียมแม่พิมพ์สำรอง ส่วนชิปควบคุมหลักที่กระทบทั้งต้นทุนและคุณภาพและมีผู้ผลิตจำกัด เป็นรายการ Strategic ที่ต้องสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวและวางแผนกำลังการผลิตร่วมกัน

ข้อจำกัดและข้อควรระวัง

แม้จะเป็นกรอบที่ใช้กันแพร่หลาย แต่ Kraljic Matrix ก็มีข้อจำกัดที่ควรรู้ ประการแรก การให้คะแนนมีความเป็นอัตวิสัย หากไม่มีเกณฑ์ชัดเจน ผลลัพธ์อาจแตกต่างกันตามผู้ประเมิน ประการที่สอง เมทริกซ์เป็นภาพนิ่ง ณ เวลาหนึ่ง ไม่สะท้อนความผันผวนของตลาดโดยอัตโนมัติ ประการที่สาม เมทริกซ์ให้ทิศทางกว้างๆ แต่ไม่ได้บอกรายละเอียดการต่อรองหรือการออกแบบสัญญา ซึ่งยังต้องอาศัยทักษะของทีมจัดซื้อ และประการสุดท้าย การแบ่งเป็นสี่ช่องอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดว่าทุกรายการในช่องเดียวกันต้องปฏิบัติเหมือนกันทั้งหมด ทั้งที่ควรพิจารณาบริบทเฉพาะเพิ่มเติม

นอกจากนี้ องค์กรควรระวังการใช้แนวคิดเพื่อกดดันซัพพลายเออร์อย่างเดียว โดยเฉพาะกลุ่ม Strategic และ Bottleneck ที่การใช้อำนาจต่อรองเกินสมควรอาจทำลายความร่วมมือที่จำเป็น

การใช้ข้อมูลและเทคโนโลยีช่วยยกระดับ

ปัจจุบันหลายองค์กรใช้ระบบวิเคราะห์การใช้จ่ายและเครื่องมือประเมินความเสี่ยงซัพพลายเออร์มาช่วยให้คะแนนตามข้อมูลจริง เช่น จัดหมวดหมู่รายการอัตโนมัติ ติดตามราคาตลาด และแจ้งเตือนเมื่อความเสี่ยงของผู้ขายเปลี่ยนไป ทำให้เมทริกซ์เป็นเครื่องมือที่อัปเดตอยู่เสมอ ไม่ใช่เอกสารที่ทำครั้งเดียวแล้วเก็บไว้ อย่างไรก็ตาม ผลลัพธ์จากเครื่องมือควรได้รับการตรวจสอบโดยผู้เชี่ยวชาญด้านหมวดสินค้า เพราะบริบททางธุรกิจบางอย่างยังไม่ถูกบันทึกไว้ในข้อมูล

สรุป

Kraljic Matrix คือกรอบคิดที่ช่วยให้ทีมจัดซื้อหยุดปฏิบัติต่อทุกรายการเหมือนกัน และเริ่มจัดสรรทรัพยากรตามความสำคัญและความเสี่ยงที่แท้จริง กลุ่มทั่วไปเน้นความง่ายและประหยัดต้นทุนธุรกรรม กลุ่ม Leverage เน้นการใช้อำนาจต่อรอง กลุ่ม Bottleneck เน้นความมั่นคงของอุปทาน และกลุ่ม Strategic เน้นความร่วมมือระยะยาว

จุดเริ่มต้นที่ง่ายที่สุดคือเลือกหมวดสินค้าที่มีมูลค่าซื้อสูงสุด 20 อันดับแรก แล้วให้ทีมที่เกี่ยวข้องร่วมกันประเมินตำแหน่งบนเมทริกซ์ จากนั้นกำหนดกลยุทธ์ที่ต่างกันตามกลุ่ม และทบทวนอย่างสม่ำเสมอ เพราะความเสี่ยงและตลาดเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา