Procurement กับ Purchasing ต่างกันอย่างไร? เข้าใจความแตกต่าง

Procurement กับ Purchasing ต่างกันอย่างไร? เข้าใจความแตกต่างของงานจัดซื้อแบบมืออาชีพ

ในโลกของธุรกิจ คำว่า Procurement และ Purchasing มักถูกใช้แทนกันอยู่บ่อยครั้ง เนื่องจากทั้งสองเกี่ยวข้องกับการจัดซื้อสินค้า วัตถุดิบ และบริการที่องค์กรต้องใช้ในการดำเนินงาน แต่หากมองในมุมของการบริหารธุรกิจ ทั้งสองคำมีความหมายและขอบเขตการทำงานที่แตกต่างกันอย่างชัดเจน

หลายองค์กร โดยเฉพาะธุรกิจโลจิสติกส์ โรงงานอุตสาหกรรม คลังสินค้า ธุรกิจค้าปลีก และ E-commerce มักเริ่มต้นจากการมี "ฝ่ายจัดซื้อ" ที่ทำหน้าที่สั่งซื้อสินค้าเพื่อตอบสนองความต้องการในแต่ละวัน แต่เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น การบริหารงานจัดซื้อจำเป็นต้องมีความซับซ้อนมากขึ้น ทั้งการวางแผนต้นทุน การบริหารความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์ การประเมินความเสี่ยง และการสร้างความมั่นคงให้กับซัพพลายเชน ซึ่งทั้งหมดนี้คือบทบาทของ Procurement

การเข้าใจความแตกต่างระหว่าง Procurement และ Purchasing จะช่วยให้องค์กรสามารถออกแบบกระบวนการทำงานได้อย่างเหมาะสม ลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน และสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันในระยะยาว

ในบทความนี้ เราจะพาคุณไปทำความรู้จักกับทั้งสองคำ พร้อมอธิบายความแตกต่างผ่านตัวอย่างการทำงานจริง เพื่อให้เห็นภาพว่าแต่ละกระบวนการมีบทบาทอย่างไร และเหตุใดองค์กรยุคใหม่จึงให้ความสำคัญกับ Procurement มากขึ้น

Procurement คืออะไร?

Procurement คือ กระบวนการบริหารจัดซื้อเชิงกลยุทธ์ (Strategic Procurement) ที่ครอบคลุมทุกขั้นตอน ตั้งแต่การวิเคราะห์ความต้องการขององค์กร การวางแผนงบประมาณ การค้นหาและคัดเลือกซัพพลายเออร์ การเจรจาต่อรอง การทำสัญญา การติดตามการส่งมอบ การประเมินผลผู้ขาย และการสร้างความสัมพันธ์ระยะยาวกับคู่ค้า

กล่าวได้ว่า Procurement เป็นมากกว่าการซื้อสินค้า เพราะเป็นกระบวนการที่มุ่งสร้าง "คุณค่า" ให้กับองค์กร โดยคำนึงถึงต้นทุนรวม คุณภาพสินค้า ความน่าเชื่อถือของผู้ขาย ความต่อเนื่องของการส่งมอบ และความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต

ตัวอย่างเช่น บริษัทโลจิสติกส์ต้องการซื้อรถโฟล์คลิฟท์ใหม่ Procurement จะเริ่มจากการวิเคราะห์ว่าคลังสินค้าต้องการรถประเภทใด รองรับน้ำหนักเท่าไร ใช้งานกี่ชั่วโมงต่อวัน มีงบประมาณเท่าไร จากนั้นจึงเปรียบเทียบผู้ผลิตหลายราย วิเคราะห์ต้นทุนตลอดอายุการใช้งาน (Total Cost of Ownership) เจรจาเงื่อนไขการรับประกันและบริการหลังการขาย ก่อนตัดสินใจเลือกผู้ขายที่เหมาะสมที่สุด

ดังนั้น Procurement จึงมีเป้าหมายในการลดต้นทุนระยะยาว เพิ่มประสิทธิภาพของซัพพลายเชน และสร้างความร่วมมือกับซัพพลายเออร์ มากกว่าการมองเฉพาะราคาสินค้าเพียงอย่างเดียว

Purchasing คืออะไร?

Purchasing คือ กระบวนการดำเนินงานด้านการสั่งซื้อสินค้าและบริการตามความต้องการที่ได้รับการอนุมัติแล้ว โดยเน้นการปฏิบัติงานในแต่ละรายการให้ถูกต้องและรวดเร็ว

หน้าที่ของ Purchasing ครอบคลุมตั้งแต่การรับใบขอซื้อ (Purchase Requisition : PR) การขอใบเสนอราคา การเปรียบเทียบราคา การออกใบสั่งซื้อ (Purchase Order : PO) การติดตามการส่งมอบ การตรวจรับสินค้า และการประสานงานกับฝ่ายบัญชีเพื่อดำเนินการชำระเงิน

หากเปรียบเทียบ Procurement เป็น "การวางแผนทั้งระบบ" Purchasing ก็เปรียบเสมือน "การลงมือปฏิบัติ" ตามแผนที่กำหนดไว้

ยกตัวอย่างเช่น เมื่อ Procurement เลือกผู้ขายรถโฟล์คลิฟท์เรียบร้อยแล้ว Purchasing จะเป็นผู้ดำเนินการออก PO ติดต่อผู้ขาย ติดตามกำหนดส่งมอบ ตรวจรับรถ และประสานงานการชำระเงินจนกระบวนการซื้อเสร็จสมบูรณ์

กล่าวอีกนัยหนึ่ง Purchasing คือส่วนหนึ่งของ Procurement และเป็นขั้นตอนที่ทำให้แผนการจัดซื้อเกิดขึ้นจริง

Procurement กับ Purchasing ต่างกันอย่างไร?

แม้ว่าทั้งสองคำจะเกี่ยวข้องกับการจัดซื้อเหมือนกัน แต่มีบทบาทและวัตถุประสงค์ที่แตกต่างกันอย่างชัดเจน

Procurement เป็นกระบวนการที่มองภาพรวมขององค์กร โดยเริ่มตั้งแต่การวิเคราะห์ความต้องการ วางกลยุทธ์การจัดซื้อ คัดเลือกผู้ขาย และบริหารความสัมพันธ์กับคู่ค้า เพื่อให้ธุรกิจได้รับประโยชน์สูงสุดในระยะยาว

ในทางกลับกัน Purchasing เป็นกระบวนการปฏิบัติงานที่เน้นการจัดซื้อสินค้าให้ถูกต้อง ครบถ้วน และตรงตามเวลาที่กำหนด เพื่อสนับสนุนการดำเนินงานในแต่ละวัน

หากองค์กรให้ความสำคัญเฉพาะ Purchasing อาจสามารถซื้อสินค้าได้ตามต้องการ แต่ยังมีโอกาสเผชิญปัญหา เช่น ต้นทุนที่สูงขึ้น คุณภาพสินค้าไม่สม่ำเสมอ หรือการพึ่งพาผู้ขายรายเดียวมากเกินไป

แต่หากองค์กรมีระบบ Procurement ที่ดี จะสามารถวางแผนการจัดซื้อในระยะยาว ควบคุมต้นทุน ลดความเสี่ยง และสร้างความมั่นคงให้กับซัพพลายเชนได้มากกว่า

ตารางเปรียบเทียบ Procurement และ Purchasing